问怎么对采购部门的价格进行审计

你好 1.采购基本思路 　　采购申请单（使用部门）——询、比价（采购部）——检验入口（质量部）——领用（生产部门）——……，后续节点与采购价格联系较远，忽略。 　　2.细分 　　a、采购申请单——理论上应明确采购物料的名称、规格、型号、尺寸、质量、重量、数量、替代品、用途；实际上现实中下单部门无法做到如此专业，一是耗时，二是无此专业素质，可能只会明确名称，规格型号，有时还是模糊的说法，注意规格型号经常都是实际采购不符的，这是因为下单部门按照上次采购物料记录来着，只按照“能用”的心态，并不太关注其他信息；即首先下单部门采购物料不能明确； 　　b、询、比价——理论上，采购部人员应该对所采购物料进行货比三家，并且于每次采购物料时进行重新的询比价；可是现实是采购员存在：交期紧张，并未货比三家/虚造询价单/根据上次采购记录到同一家继续采购，价格基本不变/由于下单部门物料不明采购高价物料等；即其次采购部门并未按所谓的规章制度采购。 　　以上2点说明了采购物料价格存在水分，那么怎么审计价格呢？建议如下： 　　（1）审计需明确审计的对象：抽取大额/采购频次较多/价格波动较大/异常物料，这只是大概知道是要做什么； 　　（2）怎么做呢？明确物料的具体信息：名称、品牌、规格、型号、数量、质量、尺寸、重量、采购记录（含厂家、历次价格）等；那好，这些信息怎么获取呢？ 　　①如果企业实施了ERP系统，并且在采购部的采购订单系统中/仓库的入库系统也行，存在所谓的名称、品牌等，并且采购部/或者仓库，能将采购来的物料，注意是已经采购来到本公司的物料，能按物料包装或者物料上的具体信息录入系统，直接查看系统数据即可知道物料的具体信息； 　　②现实往往很残酷，实际采购的物料信息并未被录入系统，系统中的数据是形式上的，并非实际的物料信息，物料实际信息只存在于仓库或者现场，最好能到现场看看，并记录下实际信息； 　　通过以上可以获取物料的具体信息了，接下来就看如何进一步明确价格了。 　　3.如何知道物料的价格呢？这里价格渠道很多： 　　①网络信息：阿里巴巴（最常用较全的物料平台）厂家较多较杂，各地都有，比较全面/百度：原厂家，因为往往现实采购员采购的物料是从经销商或者代理商处采购的，这就存在中间成本，如果直接联系到本厂家，就相同物料、数量进行询价，往往你会得到意想不到的惊喜； 　　②现实信息：街上、超市等等到处都有物料，有机会就去看看，问问，很容易知道价格的。 　　4.采购的原则 　　采购的物料往往价格不是最低的，但要是最优的。为什么这么说呢？影响采购物料的因素好多，就以上说的质量、品牌、等都是很重要的影响因素 　　5.审计员要有审慎性 　　切勿一查到价格相差较大就以为钓到大鱼了，如果你不能确保你审计物料的确切的实际信息，不考虑采购的交期等，不能确保所有信息的勾稽印证，也许你就被大鱼钓到了，切记出现差异时要先怀疑自己实施过程是否存在疑点，其次才可以延伸至其他。