Excel 2013效率提高的小技巧

在使用Excel的过程中，经常碰到一些小问题，虽然解决方法不难，但如果找不到原因也挺麻烦的。下面就针对某些常见的问题提供一些解决的小技巧。
　　快速创建系列值
　　正确的步骤是首先切换到“数据”选项卡，依次单击“数据工具”功能组的“数据验证→数据验证”，打开“数据验证”对话框，切换到“设置”选项卡，在“允许”下拉列表框选择“序列”，并在下面的“来源”文本框手工输入相关的序列内容，操作起来相当的繁琐。其实，如果工作簿已经有相关的内容，那么不需要在“来源”文本框再次输入，只要将光标定位到“来源”文本框，然后直接复制相关单元格区域的内容，确认之后立即就可以完成系列值的创建工作，比起逐一手工输入，这显然是方便多了。
　　按行排序
　　选中需要按行排序的单元格区域，切换到“数据”选项卡，点击“排序和筛选”功能组的“排序”按钮，单击“排序”对话框右侧的“选项”按钮，此时会打开“排序选项”对话框，默认的排序方式是按列，请修改为“按行排序”，确认之后关闭对话框。现在，我们就可以在“主要关键字”下拉列表框按照行进行排序（如图1）。以后如果需要按列排序，可以在“排序选项”对话框重新设置。


图1
　　巧妙解决显示错误
　　在操作过程中，经常会看到一些显示错误，初级用户可能会感到茫然无措，其实只要了解这些错误的来由，处理起来并不复杂。出现下述错误时，只要将鼠标指向黄色的感叹号即可了解具体的错误信息，单击右侧的箭头可以选择操作选项：
①#####
　　这种错误主要是由于单元格的宽度不足导致无法显示完整，或者单元格包含有错误的时间日期与值，前者双击单元格即可自动调整宽度，后者可能需要根据情况调整数值格式。
②#DIV/0!
　　这种错误主要是当一个数除以零(0)的时候或不包含任何值的单元格时出现，也就是说属于简单的数学问题。Excel将显示此错误。
③#N/A
　　当某个数值不可用于函数或者公式时出现，例如单元格A1:A4有数据，我们选中B1:B5单元格，引用函数“=row($1:$4)”，再按组合键“Ctrl+Shift+Enter”，这个时候B5单元格就会出现错误值“#N/A”，原因当然是A5单元格没有值，当B5引用时出错。
④#NAME?
　　Excel无法识别公式中的文本时，将显示此错误，例如公式中，字符串没有添加双引号，区域名称或函数名称可能拼写错误。
⑤#NULL!
　　当指定两个不相交的区域的交集时，交集运算符是分隔公式中的引用的空格字符，可能会导致出现这一错误，是一种值的返回结果。
⑥#NUM!
　　当公式或函数包含无效数值时，Excel将显示此错误。例如“=SQRT(A2)”是返回一个数字的平方，而A2的值为负数，显然不能对负数开平方根，因此这是一个无效的参数。修改的方法很简单，只要将数值修改为正数即可。单击黄色的感叹号，会提示“公式中所用的某数字有问题”的错误信息，单击右侧的倒三角箭头，可以看到图2所示的操作选项。


图2
⑥#REF!
　　当单元格引用无效时，Excel将显示此错误。例如可能删除了其他公式所引用的单元格，或者可能将已移动的单元格粘贴到其他公式所引用的单元格上，此时引用的就是无效的单元格。
⑦#VALUE!
　　如果公式所包含的单元格有不同的数据类型，则Excel将显示此错误。如果启用了公式的错误检查，则屏幕提示会显示“公式中所用的某个值是错误的数据类型”，通过对公式进行少量更改即可修复此问题。