行政单位私车公用费用报销办法

行政单位私车公用费用报销办法

答:如何让私车公用费用报销做到规范合理、税前扣除理由充分呢?具体操作时,建议做到以下几点:

(1)明确哪些岗位、哪些员工适用私车公用,企业要有书面备案登记,避免把私车公用的费用报销与发放全员性的交通补贴混同.

(2)与适用私车公用的员工签订用车协议,明确权利义务.这点非常重要,可以解答变相发放交通补贴的质疑.

(3)私车公用的出车记录企业应专门登记,登记簿记录清楚每次出车的时间、往返地点、公里数,车牌号、所办事由等,并需车主签字确认.

(4)协议中要约定清楚费用报销与用车补贴的支付标准与形式.直接费用由员工凭发票据实报销,其中,油费可依据运行公里数及油耗标准报销,过桥过路费、停车费根据出车记录报销.

(5)给予员工的用车补贴(包括劳务补贴、车损补贴等)制定报销标准.补贴金额应并入员工当月工资计征个税.需要注意的是,补贴金额要想在企业所得税前扣除,需要员工到当地税务代开租赁费发票.

私车公用费用的性质是什么?

私车公用的本质是企业与员工个人就交通工具的承租与出租.私车公用的费用一方面具有费用报销的性质,如油耗、过桥过路费、停车费等直接费用,另一方面又具有补偿性质,如劳务补偿、车辆折旧补偿.

私车公用发生的直接费用可以凭发票据实报销,能在企业所得税前扣除,这点有共识.补偿性质的费用处理相对复杂,需要分析对待.

对于不具有唯一性、专属性的费用,如保险费、养路费、保养费、维修费、折旧费等间接费用,很明确,不能在企业所得税前扣除.如果做个转换,将这些间接费用改换为租赁费面目就有可能在企业所得税前扣除.

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